Introducción


Microsoft Excel

Así como el procesador de textos es una herramientas diseñada sobre todo para el procesamiento de palabras, la planilla de cálculo lo es básicamente para la manipulación números.
Las primeras planillas de cálculo fueron desarrolladas para realizar análisis financiero pero en la actualidad constituye una herramienta sumamente útil para la resolución de problemas adaptables a una gran variedad de áreas o disciplinas

Su utilización se extiende a:
  •  La realización de cálculos sobre la base del desarrollo de fórmulas.
  •  La creación de gráficos, a partir de los datos introducidos en la planilla
  •  La gestión de información, mediante la aplicación de los elementos básicos de una base de datos: ordenar, localizar, seleccionar.

Para ejecutar el EXCEL se hace doble clic sobre el acceso directo del escritorio, o bien se hace clic en el botón inicio, se elige Programas, Microsoft EXCEL. Al hacerlo se abrirá una ventana formada por filas y columnas.

Menú Archivo

Haga clic en la opción Archivo, al hacerlo se desglosará un menú de opciones como el que se muestra a continuación:

Componentes de Excel

La planilla de cálculo se presenta por medio de filas y columnas. La unión de la fila con la columna se llama celda. Cada celda tiene un nombre, por ejemplo A4, es la unión de la columna A y la fila 4. Para introducir un dato, debe activarse la celda correspondiente, escribir el dato y presionar la tecla enter o las teclas de desplazamiento del cursor. Se pueden introducir dos tipos de dato: numérico y alfanumérico.
La ventana de Microsoft Excel cuenta, entre sus principales componentes, con las barras de título, de menús, de herramientas, de formato y de estado, el cuadro de nombres, la barra de fórmulas, las barras de desplazamiento y una planilla u hoja de cálculo vacía.

 Columnas: es un bloque vertical de celdas contiguas. Las columnas se referencian con letras. Para seleccionar una columna, se hace clic sobre su cabecera (donde figura la letra).
  Fila: es un bloque horizontal de celdas contiguas. Las filas se referencian con números. Para seleccionar una fila, se hace clic sobre su cabecera, donde aparece el número.
  Celda: es la intersección de una columna y una fila. Es la unidad fundamental de una planilla, en ella se almacenan los datos y las fórmulas. Cada celda puede contener un solo dato o una sola fórmula. Para seleccionar una celda, se hace clic sobre ella con el botón izquierdo del mouse. La celda seleccionada se llama celda activa
Cuadro de nombres: allí aparece el nombre de la celda activa
Barra de fórmulas: es donde figura el contenido de la celda activa, que puede ser un número, un texto, una función o una fórmula matemática.
Rango o bloque: es un conjunto de celdas contiguas, que se referencian con el nombre de la celda superior izquierda y el de la celda inferior derecha, separados por el signo dos punto (:). Cuando se selecciona un rango, por ejemplo A10:A20, éste cambia de color y aparece con un borde o recuadro. Para seleccionarlo, se hace clic sobre la que será la celda superior izquierda y luego se arrastra el mouse a la derecha y abajo, y se lo suelta sobre la que será la celda inferior derecha.

A continuación se presenta una pantalla de Excel con todos sus elementos.


Observaciones:
La pantalla del Excel cuenta con:

  • 65536 Filas. ( 2 16 )
  • 254 Columnas (A hasta IV)   ( 2 8 )
  • 16646144 celdas (surge de multiplicar las filas y las columnas )

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Manejo de excel

Teclas de Desplazamiento


  Permiten movernos a la celda izquierda, derecha, arriba o abajo. 



<Tab>- Celda a la derecha. 
Shift-Tab- Celda a la izquierda. 
<Inicio>- Primera celda de la fila. 
Ctrl + Inicio- Primera celda de la hoja de trabajo (A1). Sólo funciona cuando la hoja contiene datos. 
Ctrl +Fin- Ultima celda ocupada de la hoja. 
<AvPag>- Pantalla Siguiente. 
<RePag>- Pantalla Anterior. 
Ctrl + AvPag- Siguiente hoja. 
Ctrl + RePag- Hoja anterior. 
F5- Celda o rango especificado.

Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos:

+ Suma
- Resta
* Multiplicació
/ División
% Porcentaje
^ Exponenciación
& Operador de texto
<, > Comparaciones

 DESARROLLO (DISEÑO DE LA ESTRUCTURA)

El desarrollo consiste en diseñar la estructura de la planilla e ingresar los datos. Diseñar la estructura implica escribir, el título, subtítulo, el resumen, los encabezados, también darle formato a los bloques de celdas donde irán los datos.
 

INGRESO DE DATOS


El ingreso de datos consiste en escribir los datos numéricos y/o fórmulas y seleccionar y ubicar las funciones que se utilizarán . Además incluye la selección y la ubicación de los gráficos.

Como Excel está orientado a cálculos numéricos, cuando se inicia una planilla nueva el formato de todas las celdas es numéricos (de tipo general). Sin embargo existen más de diez formatos distintos para las celdas. Para establecer el formato de una celda o un rango, primero se lo selecciona y luego se elige Formatoceldas. Aparecerá una ventana con seis solapas de opciones. La primera de ellas permite establecer el formato de los números. Se selecciona el tipo de formato y la cantidad de posiciones decimales.

La segunda solapa Alineación permite alinear textos en relación a las celdas, combinar celdas, y darle una orientación en grados al texto.

La solapa Fuente permite cambiar la fuente, estilo, tamaño, color, subrayados.
La solapa Bordes permite colocarle bordes a las celdas, el tipo de línea, grosor, color.
La solapa tramas permite colocarle relleno y tramas a las celdas

 Aquí hay un ejemplo de los tipos de datos con los que trabaja Excel


 

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Operaciones básicas

 Operaciones básicas con rango o bloques de datos

En muchas ocasiones será necesario seleccionar, mover, copiar o cambiarle el formato a un bloque de datos o encabezados.

 Para seleccionar o marcar un rango se hace clic en la celda superior izquierda, se arrastra el mouse y se lo suelta en la celda inferior derecha.

  Para mover un rango, se selecciona el rango, se hace clic sobre uno de los bordes y se lo arrastra a la posición deseada, o bien, se elige las opciones cortar y pegar.

  Para copiar un rango, se selecciona el rango, se mantiene pulsada la tecla Control (CTRL.) y haciendo clic sobre uno de los bordes se arrastra el mouse hasta la posición deseadas, o bien se elige las opciones copiar y pegar.

    Para borrar un rango, se selecciona el rango y luego se pulsa la tecla Suprimir (SUPR)
.

  Secuencia alfanumérica

Excel facilita la escritura de secuencias que combinan palabras con números al final, por ejemplo la secuencia semana 1, semana 2..... En tal caso, sólo hay que escribir el contenido de la primera celda y luego arrastrar el controlador de relleno.



Secuencia de datos predefinidas.


En Excel, las secuencias de datos más utilizadas, por ejemplo, los días de lña semana o los meses del año, ya están predefinidas. Para usarlas, se debe escribir uno de los valores de la secuencia y arrastrar el controlador de relleno.

Ingreso de fecha y hora

Las fechas y horas constituyen un tipo de dato muy utilizado. Para ingresar una fecha u hora se siguen los siguientes pasos:

Se selecciona la celda
Si se trata de una fecha, se utiliza el formato DD/MM/AA. Por ejemplo si se trata de una hora se usa el formato HH:MM.
Una vez escrita la fecha o la hora y seleccionado el formato se pulsa Enter.


INGRESO DE FORMULAS

Fórmulas: en una planilla, además de los datos, se pueden introducir fórmulas, que permiten establecer relaciones entre las celdas. Una fórmula es una expresión que combina datos con operadores para determinar el contenido de una celda.

Los pasos para escribir una fórmula son  los siguientes:

se selecciona la celda
se escribe el signo = (igual) o se hace clic sobre dicho signo en la barra de fórmulas.
se escribe la fórmula, que entonces aparecerá en la barra de fórmulas.
se pulsa la tecla Enter. El resultado de la fórmula aparecerá en la celda elegida.

Los operadores especifican el tipo de relación que se desea realizar con los operandos.

Cuando se trabaja con cálculos en Excel siempre se trabaja con las direcciones de las celdas y no con el contenido, de esa manera cuando se modifica el contenido automáticamente se modifica el resultado de la fórmula.
Observe la siguiente ventana. En este caso se sumó el contenido de la celda A2 y el contenido de la celda B2



Los operaciones lógicos, por su parte se utilizan para comparar números o celdas y según sea la comparación, devuelven dos valores Verdadero o Falso. Las operaciones lógicas son:


LOS MENSAJES DE ERROR MÁS FRECUENTES.

Cuando una fórmula es incorrecta, se muestra el tipo de error. Los mensajes de error más frecuentes son:

  INGRESO DE FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que se aplican sobre uno o varios argumentos. Los argumentos pueden ser un número, una celda o un rango de celdas. El formato general de una función es: NOMBRE (argumento1;argumento2).

Para usar una función se siguen estos pasos:

Se selecciona una celda libre  
Se selecciona Insertar, Función. 
Aparecerá el cuadro de diálogo

   En el panel de la izquierda se selecciona la clase de función y en el de la derecha, su nombre. En la parte inferior se verá el formato de la función junto a una breve descripción. 

  Se pulsa Aceptar y aparecerá un cuadro este cuadro de diálogo.

   Se escriben o se seleccionan los argumentos ) puede ser una celda o un conjunto de celdas) sobre los que se aplicará la función.

   Se pulsa el botón Aceptar. Si los argumentos fueron correctos, se verá el resultado, si no, aparecerá un mensaje de error.

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Graficos

GRAFICOS: Son un medio para presentar información.

Tipos de gráficos

Gráfico de líneas: se utiliza para representar un conjunto de observaciones hecha a lo largo del tiempo, normalmente a intervalos iguales. Esta representación gráfica se suele denominar serie cronológica o temporal, ya que la variable independiente (X) es el tiempo. Estos gráficos son los que mejor se adaptan a la representación de tendencias, pues ponen en evidencia inmediatamente los incrementos y decrementos de las serie de valores.
Gráficos de columnas y de barras: son los apropiados para comparar valores de una o más series. En ellos se toman las áreas de las columnas proporcionales a los valores numéricos relacionados con cada categoría. Como las columnas tienen el mismo ancho, la que mantiene la proporcionalidad con los datos es la altura. Cuando se representan más de una serie, las columnas de las distintas series se visualizan una al lado de la otra y a cada una se le asigna un patrón de relleno o color diferente.
Gráficos de barra o columnas apiladas: se utiliza para comparar el total de las categorías consideradas, visualizando además la distribución relativa de cada serie. Consta de barras o columnas verticales segmentadas para representar varias series de valores, donde cada parte de la barra o columna representa un valor de cada una de las series.
Gráficos radiales: se usan para comparar datos con respecto a un único punto central. Cada categoría considerada tiene su propio eje de valores con un epicentro en común.
Gráficos de área: se utilizan para mostrar como afectan varios componentes al conjunto total a lo largo del tiempo. Comparten las características de los gráficos de líneas y de los de barras apiladas, utilizando a las vez líneas y patrones de relleno para representar varias series de valores. Cada serie que haya en el gráfico queda ilustrada por un área con un patrón de relleno o color que la distingue. Éstas áreas se superponen, de manera que el borde superior de cada una representa el total acumulado de las series que haya por debajo.
Gráficos circulares o de sectores: se utiliza para mostrar las proporciones de las partes en relación al total. Éstos utilizan un círculo para representar una única serie de valores. Cada categoría se le asocia un sector del círculo, de forma que las áreas de los sectores sean proporcionales al porcentaje que representa cada valor sobre el total de la serie.
Gráficos de anillo: se utiliza para mostrar las relaciones de las partes con un todo incluyendo varias series de datos. Cada anillo se divide en coronas circulares, que mantienen la proporcionalidad del área con respecto al porcentaje que representa cada valor sobre el total de la serie.
Gráfico XY: se utiliza para mostrar el efecto de un conjunto de valores o condiciones sobre un segundo conjunto de valores o condiciones. Tiene como propósito plasmar la correlaciones entre dos variables, visualizando cómo la serie X de valores afecta a la serie Y. (gráficos de funciones matemáticas)


Gráfico de burbujas: si a la correlación entre dos variables se le añade una tercera que muestra la cantidad de veces que se repite cada par de valores considerados, se utiliza un gráfico de burbujas.
Gráficos de superficie: se utiliza para representar relaciones entre tres conjunto de datos. A través de colores se destacan las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores.

Las partes de un gráfico son:

 

 Proceso de creación de un gráfico de datos

Se selecciona el rango de categoría Y (las series)

Se selecciona InsertarGráfico. Se abrirá un asistente
En el panel izquierdo del asistente, se elige el tipo de gráfico. Se pulsa el botón Siguiente.
En el 2º paso se especifican las series.

En el paso 3 se especifican el título, el nombre y los valores para cada eje, las leyendas, los rótulos. Una vez ingresados todos estos datos se presiona el botón Siguiente.

En el último cuadro de diálogo, se especifica donde se ubicará el gráfico, si en una hoja nueva o como objetos. Una vez realizado esto, se pulsa el botón Finalizar.

Cumplidos todos los pasos, aparecerá el gráfico, el cual puede moverse a otra posición o cambiar su tamaño arrastrando los tiradores (cuadrados negros que aparecen en los vértices y los lados de un objeto seleccionado)

También pueden cambiarse las propiedades de un parte del gráficos. Para ello se hace doble clic sobre la parte u objeto que se desea cambiar y aparecerá un menú contextual, en el cual se seleccionan las opciones para cambiar el gráfico.



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Depuración e Impresión

Luego de haber diseñado la hoja de cálculo (incluyendo títulos, encabezados, datos, fórmulas, funciones, imágenes y gráficos) y antes de imprimir conviene depurar la planilla.

El proceso de depuración ( 3ª etapa) consiste en eliminar los posibles errores de la planilla, ya sea de datos, fórmulas y funciones, de ubicación de imágenes o gráficos, de ortografía.

ERRORES DE DATOS, FORMULAS Y FUNCIONES:

Cuando se sospecha que los resultados son incorrectos, hay que revisar los datos numéricos. Es muy probable que se haya ingresado algún dato incorrecto. Si al terminar de escribir una fórmula o una función se ve un mensaje de error, en general significa que la fórmula está mas escrita o que la función le faltan o sobran argumentos.

ERRORES DE TAMAÑO Y UBICACIÓN DE IMÁGENES Y GRAFICOS: Luego de insertar un gráfico o una imagen, hay que ubicarlo de modo que no cubra los datos.

ERRORES DE ORTOGRAFIA: si bien las planillas suelen incluir poco texto, es conveniente utilizar el corrector ortográfico.

La impresión de una planilla de cálculo es la actividad final del proceso de elaboración. Antes de imprimir es conveniente realizar una vista preliminar a través de las opciones Archivo, Vista Preliminar.
Para imprimir se elige del Menú Archivo
Imprimir.

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Copia de fórmulas con las opciones del menú

Activar la celda que contiene la fórmula que se desea copiar. Seleccionar del menú Edición, la opción copiar. Esta información se guarda provisoriamente en el portapapeles. Una vez hecho esto, el borde de la celda aparecerá en línea punteada y titilando.
Luego se selecciona el bloque de la celda donde se desea copiar la fórmula. El área seleccionada aparecerá resaltada en color negro
Finalmente, seleccionar la opción pegar del menú edición. En las celdas se visualizarán los resultados de las fórmulas copiadas. Para desactivar la selección, se debe hacer clic en cualquier celda de la planilla, y para que desaparezca el borde titilante, presionar la tecla escape.

Copia de fórmulas con el mouse

Para copiar una fórmula en un rango de celdas, se debe seleccionar aquella que la contiene. Al desplazar el mouse sobre el cuadro de relleno de dicha celda, éste adquiere la forma de una cruz; entonces se debe hacer clic y arrastrar el mouse abarcando el rango en el que se quiere copiar la fórmula


Modificación del ancho de una columna:

Para cambiar el ancho de una columna, se debe arrastrar el borde derecho de la cabecera hasta obtener la medida deseada. Para cambiar el ancho de varias columnas, se deben seleccionar las cabeceras correspondientes y arrastrar el borde derecho de cualquier cabecera de columna hasta obtener la medida deseada. Para cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja, se debe hacer clic en el botón de seleccionar todo y arrastrar el borde de cualquier cabecera de columna hasta obtener la medida deseada. Para que el ancho de una columna se ajuste a la longitud del contenido de las celdas, se debe hacer doble clic en el borde derecho de la cabecera de la columna.

Cambio de aspecto de la planilla
Para facilitar la lectura y mejorar la comprensión del diseño se pueden utilizar las opciones del menú formato. Es posible cambiar la fuente, las tramas y los bordes, etc. Para llevar a cabo estas acciones se selecciona la celda o el bloque de celdas y luego se elige la opción celdas del menú formato. Muchas de ellas pueden realizarse con los botones de la barra de herramientas “formato”. Entre los aspectos para tener en cuenta al diseñar una hoja de cálculo podemos considerar los siguientes:

fuente, tamaño y estilo - Ancho de la columna - Alto de fila - Formato de número – Alineación - Bordes, colores y tramas

Impresión de las hojas de trabajo

Antes de imprimir es conveniente controlar la apariencia de las hojas combinando las opciones de configuración que se visualizan al seleccionar archivo, configurar página.

Tener en cuenta:

Ancho de las columnas - Margen superior - Margen inferior - Margen izquierdo - Margen derecho - Pie de página - Encabezamiento.


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Formato condicional

Las celdas de una planilla tienen dos atributos principales: su contenido y su formato. El formato es el aspecto, la apariencia que presenta la celda, su color, su tamaño, en negritas, subrayado, si tiene color de relleno, etc.

Los formatos condiciones permiten que el aspecto de una celda dependa de alguna condición.

1)    Se selecciona el rango donde se quiere definir el formato.
2)    Se sigue la secuencia FormatoFormato condicional. Aparecerá un cuadro como el que se muestra a continuación.
























3)    En la primera caja, se descuelga las opciones y se elige Valor de la celda.
4)    En la segunda, se descuelga las opciones y se elige la deseada.
5)    Hacer clic en el botón Formato... Aparecerá el cuadro de Formato de celdas y se eligen las opciones deseadas.
6)    Cuando se quiere extender las opciones y se desean agregar más condiciones, se hace clic en el botón Agregar.


Cuando se quiere de la condición dependa de alguna fórmula, en la primera caja se descuelgan las opciones y se selecciona Fórmula.
En la segunda caja es escribe la fórmula.
Se hace clic en Formato para definir el formato que se desea.

Tener en cuenta la referencia a la celda. En este caso deseamos que la columna quede fija y que la fila se incremente, entonces el signo peso va delante de la columna.

Por ejemplo.
                                       $A1<50
Jerarquía de las condiciones

Éstas no son condiciones múltiples,. Como cuando se usan los operadores Y u O, sino que las condiciones se evalúan en el orden que se hayan escrito.

Primero se evalúa la condición 1. Si se cumple, aplica el formato correspondiente y no evalúa ni la condición dos ni tres (en el caso de que existan).
Si no se cumple la condición uno, evalúa la condición dos. Si se cumple, aplica el formato correspondiente.

Eliminar formatos condicionales

1)    Se selecciona las celdas de las que se quiere eliminar el formato condicional.
2)    Se elige la opción FormatoFormato condicional.
3)    Hacer clic en Eliminar.... Aparecerá un cuadro con las condiciones . Allí se elige la condición que se desea eliminar.

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